AI로 업무 메일 쓰기: 빠르게 쓰되 실수는 줄이는 방법

메일은 AI가 특히 잘 돕는 일입니다

업무 메일은 형식이 어느 정도 정해져 있고, 핵심 정보만 분명하면 문장은 비슷하게 흘러갑니다. 그래서 AI에게 맡기면 시간을 많이 아낄 수 있습니다. 다만 받는 사람과의 관계, 지금까지의 대화 흐름, 회사 사정은 AI가 모르기 때문에 그 부분을 사람이 채워 줘야 합니다.

요청할 때 넣을 다섯 가지

받는 사람과 관계(처음 연락하는 거래처인지, 매일 보는 옆 팀인지), 메일의 목적(무엇을 해 달라는 것인지), 꼭 들어가야 할 사실(날짜, 금액, 파일 이름), 원하는 말투, 길이입니다.

예를 들면 이렇습니다. ‘처음 연락하는 디자인 외주 업체에 견적 요청 메일을 써 줘. 웹사이트 메인 배너 3종, 11월 20일까지 납품, 예산은 아직 미정이라 견적을 먼저 받고 싶어. 정중하지만 너무 길지 않게, 다섯 문장 안팎으로.’

상황별 요령

요청 메일: 무엇을, 언제까지, 왜 필요한지를 첫 두 문장 안에 넣으라고 지시하세요. 상대가 끝까지 읽지 않아도 핵심을 알 수 있어야 합니다.

거절 메일: 이유를 길게 설명하기보다 대안을 함께 제시하는 편이 관계에 좋습니다. ‘거절하되 다음 분기에는 가능하다는 점을 넣어 줘’처럼 방향을 알려 주세요.

사과 메일: AI는 사과 문장을 과하게 반복하는 경향이 있습니다. 무엇이 잘못됐는지, 어떻게 바로잡는지, 재발을 어떻게 막는지 세 가지만 담도록 요청하세요.

독촉 메일: 감정이 섞이기 쉬운 메일일수록 AI에게 ‘사실만 담백하게, 기한을 다시 한 번 분명히’라고 맡기면 도움이 됩니다.

말투를 내 것으로 만드는 법

AI가 쓴 메일은 지나치게 공손하거나 ‘~드립니다’가 반복되는 경우가 많습니다. 평소 내가 보낸 메일 두세 통을 예시로 주고 ‘이 말투에 맞춰 줘’라고 하면 훨씬 자연스러워집니다. 받는 사람이 평소 내 메일을 아는 경우라면 갑자기 달라진 문체가 오히려 어색하게 느껴질 수 있으니 꼭 손을 보세요.

보내기 전 확인 목록

받는 사람 이름과 직함이 맞는가. 날짜와 요일이 서로 맞는가(AI가 요일을 틀리게 붙이는 일이 흔합니다). 금액, 수량, 파일 이름이 원래 자료와 같은가. 첨부하겠다고 쓴 파일을 실제로 첨부했는가. 내가 약속할 수 없는 내용을 AI가 넣지 않았는가. 마지막 항목이 특히 중요합니다. AI는 문장을 매끄럽게 하려고 ‘빠르게 처리해 드리겠습니다’ 같은 약속을 스스로 덧붙이기도 합니다.

민감한 정보는 넣지 마세요

고객 개인정보, 계약 금액의 세부 내역, 내부 인사 정보는 AI 서비스에 그대로 넣지 않는 것이 원칙입니다. 이름은 ‘A 고객’, 금액은 ‘○○원’처럼 바꿔 초안을 받은 뒤 보내기 직전에 실제 값을 채우면 됩니다. 회사에서 쓸 수 있는 AI 서비스가 정해져 있다면 그 기준을 먼저 따르세요. 더 자세한 기준은 AI 개인정보 체크리스트를 참고하세요.

반복되는 메일은 틀로 저장하기

매주 보내는 보고 메일, 월말 정산 안내처럼 반복되는 메일은 잘 나온 결과를 틀로 저장해 두세요. 바뀌는 부분만 표시해 두고 다음에는 그 부분만 채워 달라고 하면, 매번 처음부터 설명할 필요가 없습니다.

참고

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